7 советов по Microsoft Outlook, которые должен знать каждый пользователь, чтобы сэкономить время

Электронная почта

Отправка и получение электронных писем не должны вызывать затруднений. Применяя эти советы по Microsoft Outlook, вы сможете выполнять свою работу быстрее.

Microsoft Outlook остается одним из самых популярных почтовых решений на планете. Он доступен на различных платформах, включая Windows, macOS, Android и iOS/iPadOS. Microsoft Outlook ежедневно используют миллионы людей. Чтобы сделать использование электронной почты более продуктивным, воспользуйтесь этими советами по Microsoft Outlook для дома и бизнеса.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Советы по Microsoft Outlook

Сама электронная почта не сильно изменилась за последние годы. Вы либо отправляете новые сообщения, либо читаете/отвечаете на полученную почту. Microsoft Outlook предлагает несколько инструментов, которые делают электронную почту намного лучше и эффективнее в использовании. Далее следуют наши любимые советы по Microsoft Outlook.

Флаги и категории

Два самых простых способа лучше упорядочить самые важные электронные письма — использовать флаги и категории. В общих чертах, оба позволяют сортировать сообщения для последующего использования. Тем не менее, они оба немного отличаются друг от друга.

Флажки — это напоминания, привязанные ко времени, которые можно добавить, щелкнув правой кнопкой мыши сообщение и выбрав «Отслеживание». Вы можете выбрать флаг, представляющий «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе», «Следующей неделе», «Без даты» и «Пользовательский». При добавлении флага предварительный просмотр сообщения становится желтым, а в заголовке вы увидите последующее уведомление.

При необходимости вы можете создать собственное оповещение для каждого флага, щелкнув сообщение правой кнопкой мыши и выбрав Последующие действия > Добавить напоминание. Чтобы просмотреть каждый текущий флаг в Microsoft Outlook, выберите Вид>Панель дел>Задачи.

Чтобы снять флажок, щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите Последующие действия > Отметить как выполненное.

Флаги советов Microsoft Outlook

Категории позволяют выделять электронные письма цветом в основном для целей поиска и находятся, щелкнув сообщение правой кнопкой мыши и выбрав «Категории». Нажмите Все категории изменить названия текущих категорий или добавить новые. В противном случае выберите категорию, которую хотите использовать. В этом случае меньше значит больше, и рекомендуется использовать только те категории, которые вам нужны. Например, если вам нужны только три категории, удалите остальные. Вы также можете добавить новые позже.

Категории Outlook

Избранное

Назначение избранного перемещает почтовую папку в верхнюю часть области папок. Эти папки не меняются никаким образом, кроме того, где они расположены. Вместо того, чтобы назначать избранное традиционным папкам, таким как «Отправленные» и «Удаленные», вы должны сохранить это различие только для пользовательских папок. Чтобы просмотреть избранное, убедитесь, что вы находитесь в представлении «Почта» в Microsoft Outlook.

В следующем примере создана новая папка с именем «Срочно». В этой папке находятся электронные письма, требующие немедленного ответа. Сделав папку «Срочные» избранной, она теперь находится в верхней части панели папок.

Чтобы включить или выключить Избранное, нажмите Вид > Панель папок > Избранное.

Советы по Microsoft Outlook

Ярлыки

Одна из ваших ежедневных целей должна заключаться в том, чтобы печатать меньше и при этом выполнять тот же объем работы. Один из способов сделать это — использовать ярлыки, доступные в Microsoft 365. В Microsoft Outlook вы можете воспользоваться следующими ярлыками:

  • Используйте Ctrl + R: Ответить на электронное письмо
  • Ctrl + Shift + М: Чтобы создать новое электронное письмо
  • Выберите Ctrl + 1: Чтобы открыть письмо:
  • Ctrl + 2: Чтобы открыть календарь
  • Используйте Ctrl + 3: Чтобы открыть контакты:
  • Ctrl + 4: Чтобы открыть свои задачи:

Ищете больше? Вы также можете использовать Quick Steps, который позволяет предварительно форматировать и предварительно адресовать электронные письма нескольким людям.

Использовать правила

Правила — еще одна замечательная функция в Microsoft Outlook. С помощью правил вы можете применять правила к входящим и исходящим электронным письмам. Таким образом, вы сможете лучше организовывать, отслеживать или опережать свои сообщения. Потратив время на настройку правила, вы начнете экономить огромное количество времени каждый день.

Новое правило Outlook

Задержка доставки электронной почты

Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо только для того, чтобы позже узнать, что оно содержало опечатку или неверную информацию? Вы когда-нибудь отправляли сообщение не тому человеку? С помощью инструмента отложенной доставки электронной почты Microsoft Outlook вы можете сделать небольшую передышку между письмом и электронной почтой и ее отправкой. Инструмент отложенной электронной почты полезен всем, кто (признает) совершать ошибки в поспешных сообщениях, а также тем, кому нужно отправить сообщение в другое время или день.

Чтобы использовать этот инструмент, составьте сообщение в Microsoft Outlook, как обычно. Прежде чем нажать кнопку «Отправить», выберите Параметры > Еще в строке меню сообщений. Далее выберите Сообщение о задержке. В меню «Свойства» рядом с пунктом «Не доставлять до выбора» выберите день и время, когда вы хотите отправить сообщение, затем нажмите Закрывать.

Неотправленные сообщения находятся в папке «Исходящие» в Microsoft Outlook до тех пор, пока они не будут отправлены. Вы можете в любой момент дважды щелкнуть сообщение, чтобы отправить его немедленно или в другое время.

Отложенное сообщение

Изменение часового пояса

Как только пандемия наконец закончится, люди будут больше путешествовать как по стране, так и за границу. В этом случае вам потребуется настроить время в календаре Microsoft Outlook. При этом ваши электронные письма и календари будут показывать правильное время — до тех пор, пока их не нужно будет изменить, когда вы вернетесь домой.

В Microsoft Outlook выберите Файл > Параметры > Календарь чтобы внести изменения, выбрав правильный часовой пояс.

Outlook изменить часовой пояс

Изменить часовой пояс

Когда вы путешествуете по работе за границу, ваши встречи и записи в календаре не будут отображать правильное время. Чтобы это исправить, вам нужно изменить свой часовой пояс, перейдя по ссылке Файл > Параметры > Календарь. Как только вы это сделаете, ваши электронные письма и календари будут иметь правильное местное время.

Используйте уведомления о прочтении и доставке

Наконец, один из лучших советов по Microsoft Outlook — использовать уведомления о прочтении и доставке. При активации вы будете знать, когда электронное письмо было получено или когда получатель прочитал сообщение. Вы можете активировать эту функцию на основе сообщения, нажав Параметры > Отслеживание > Запросить уведомление о доставке или Запросить уведомление о прочтении.

Запрос на чтение советов Microsoft Outlook

Чтение электронной почты не должно быть долгим ежедневным процессом. Используя эти советы по Microsoft Outlook, вы можете управлять своими сообщениями и продолжать свой день.

Пока вы ждете Microsoft One Outlook, узнайте больше о Microsoft Outlook на iPad и о том, как синхронизировать календарь Outlook с Календарем Google.

Для домашнего использования пакет Microsoft 365 в настоящее время доступен в трех вариантах, включая план «Семейный», «Личный» и «Для дома и учебы». Первый стоит 100 долларов в год (или 10 долларов в месяц) и включает в себя Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook для Mac и полезен для шести пользователей. Персональная версия предназначена для одного человека и стоит 70 долларов в год или 6,99 долларов в месяц. Студенческий план — это разовая покупка на сумму 150 долларов США, в которую входят Word, Excel и PowerPoint.

Бизнес-пользователи могут выбирать из базовых, стандартных и премиальных планов по цене от 5 долларов США за пользователя в месяц.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *