Как настроить автоархивацию и управлять ею в Microsoft Outlook

Для простого способа содержать в чистоте папку «Входящие» и папки можно автоматически удалять старые элементы с помощью автоархивации в Outlook.

Если вы хотите очистить свои папки и папку «Входящие», но не хотите тратить время на то, чтобы делать это вручную, рассмотрите возможность использования функции автоархивации в Microsoft Outlook. Используя автоархивацию, вы можете спрятать старые электронные письма и элементы, которые вам больше не нужны, но которые вы не обязательно хотите удалять.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Вы можете решить, когда архивировать свои элементы, какие из них архивировать и куда их следует отправлять. С помощью всеобъемлющей настройки автоархивации для Outlook вы можете настроить автоархивацию для определенных папок или полностью удалить папки из процесса архивации.

Давайте рассмотрим варианты настройки и управления автоархивацией в Outlook.

Настройте автоархивацию в Outlook

Выполните следующие действия, чтобы настроить расписание и выбрать элементы и расположение для автоархивации в Outlook.

  1. Откройте Outlook в Windows и нажмите Файл > Параметры.
  2. Выбирать Передовой слева.
  3. Нажмите на Настройки автоархивации кнопка справа.

Расширенные настройки автоархивации в Outlook

Когда откроется окно AutoArchive, установите флажок вверху, чтобы Запускать автоархивацию каждые X дней и выберите количество дней. При желании вы можете установить следующий флажок, чтобы получать уведомления перед запуском автоархивации.

Включить автоархивацию

Затем решите, как управлять элементами во время автоархивации. Вы можете удалять элементы с истекшим сроком действия в папках электронной почты, архивировать или удалять старые элементы и отображать папку архива в списке папок. Если вы решите показать эту папку, вы сможете быстро получить доступ к заархивированному элементу.

Элементы для управления во время автоархивации

Теперь вы выберете возраст элементов, которые хотите включить. Введите число, а затем выберите «Месяцы», «Недели» или «Дни».

Возраст элементов для архивирования

Наконец, выберите, куда отправить заархивированные элементы. Вы можете просмотреть папку или удалить ее навсегда, если хотите.

Расположение архива в Outlook

Если вы хотите применить эти параметры автоархивации ко всем папкам Outlook, нажмите кнопку, чтобы сделать это. И если вы закончили, нажмите ХОРОШО чтобы применить настройки.

Примечание: если в Outlook настроено несколько учетных записей электронной почты, указанные выше параметры применяются ко всем учетным записям. Если это вас беспокоит, вы можете настроить параметры автоархивации для определенных папок, что мы объясним далее.

Настроить автоархивацию для папки

Вы можете использовать разные настройки возраста и местоположения для определенных папок или полностью исключить определенные папки из процесса автоархивации.

  1. Выберите папку, для которой вы хотите настроить параметры, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Характеристики.
  2. Открой Автоархив вкладка
  3. Выберите не архивировать элементы в папке, используйте параметры архива по умолчанию или архивируйте элементы папки с альтернативными параметрами, которые вы можете настроить.
    • Если вы выберете последний вариант, выберите возраст предметов. Затем выберите место для заархивированных элементов или, если вы предпочитаете, удалить их навсегда.
  4. Нажмите Применять а потом ХОРОШО.

Параметры автоархивации для папки

Запуск автоархивации вне расписания

Если наступит время, когда вы захотите запустить процесс автоархивации вне установленных вами временных рамок, вы также можете это сделать.

Нажмите Файл и выберите Инструменты > Очистка почтового ящика.

Файл, Инструменты, Очистка почтового ящика

Нажмите кнопку для Автоархив.

Очистка, автоархивация

Автоархивация для более чистого Outlook

AutoArchive — это удобная и полезная функция, которую можно использовать в Outlook. Вы можете очистить свой почтовый ящик и папки, удалив старые элементы. Если вы используете более старую версию, например Outlook 2010 или Outlook 2013, ознакомьтесь с нашими инструкциями по использованию автоархивации в этих версиях.

А чтобы работать с хранилищем почтового ящика, узнайте, как управлять размером почтового ящика Outlook.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *