Как настроить и управлять автоархивированием в Microsoft Outlook

Чтобы упростить поддержание чистоты почтового ящика и папок, вы можете автоматически удалять старые элементы с помощью автоархивации в Outlook.

Если вы хотите очистить свои папки и почтовый ящик, но не хотите тратить время на это вручную, рассмотрите возможность использования функции автоархивации в Microsoft Outlook. Используя AutoArchive, вы можете убрать старые электронные письма и элементы, которые вам больше не нужны, но не обязательно удалять.

Вы можете решить, когда архивировать свои элементы, какие архивировать и куда их следует отправлять. С помощью всеобъемлющего параметра AutoArchive для Outlook вы можете настроить AutoArchive для определенных папок или полностью удалить папки из процесса архивирования.

Давайте рассмотрим ваши варианты настройки и управления автоархивированием в Outlook.

Настройка автоархивации в Outlook

Чтобы настроить расписание и выбрать элементы и расположение для автоархивации в Outlook, выполните следующие действия.

  1. Откройте Outlook в Windows и нажмите Файл > Параметры.
  2. Слева выберите Advanced.
  3. Нажмите кнопку «Настройки автоархивации» справа.

Расширенные настройки автоархивации в Outlook

Когда откроется окно AutoArchive, установите флажок вверху, чтобы Запускать автоархивирование каждые X дней и выберите количество дней. При желании вы можете установить следующий флажок, чтобы получать уведомления перед запуском автоархивации.

Включить автоархивирование

Затем решите, как управлять элементами во время автоархивации. Вы можете удалять просроченные элементы в папках электронной почты, архивировать или удалять старые элементы и отображать архивную папку в списке папок. Если вы решите показать эту папку, при необходимости вы сможете быстро получить доступ к заархивированному элементу.

Элементы для управления во время автоархивации

Теперь вы выберете возраст элементов, которые хотите добавить. Введите число и выберите Месяцы, Недели или Дни.

Возраст элементов для архивации

Наконец, выберите, куда отправить заархивированные элементы. Вы можете найти папку или удалить ее, если хотите.

Расположение архива в Outlook

Если вы хотите применить эти параметры автоархивации ко всем папкам Outlook, нажмите кнопку, чтобы сделать это. И если вы закончили, нажмите Ok чтобы применить настройки.

Примечание: Если в Outlook настроено несколько учетных записей электронной почты, указанные выше параметры применяются ко всем учетным записям. Если это вызывает беспокойство, вы можете настроить параметры автоархивации для определенных папок, что мы объясним далее.

Настроить автоархивирование для папки

Вы можете использовать разные настройки возраста и местоположения для определенных папок или полностью исключить определенные папки из процесса автоархивации.

  1. Выберите папку, для которой вы хотите настроить параметры, щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Свойства» .
  2. Откройте вкладку AutoArchive .
  3. Выберите не архивировать элементы в папке, используйте настройки архива по умолчанию или архивируйте элементы папки с альтернативными настройками, которые вы можете настроить.
    • Если вы выберете последний вариант, выберите возраст элементов. Затем выберите место для заархивированных элементов или, если вы предпочитаете, удалить их навсегда.
  4. Кликните Применить, а затем ОК.

Настройки автоархивации для папки

Запуск автоархивации вне расписания

Если наступит время, когда вы захотите запустить процесс автоархивации вне установленного вами периода времени, вы также можете это сделать.

Нажмите Файл и выберите Инструменты > Очистка почтового ящика.

Файл, инструменты, очистка почтового ящика

Нажмите кнопку для автоархивации.

Очистка, Автоархивирование

Автоархив для более чистого обзора

Автоархивирование – это удобная и полезная функция, которую можно использовать в Outlook. Вы можете поддерживать чистоту своего почтового ящика и папок, удаляя старые элементы.

Похожие записи

Добавить комментарий