Как назначать задачи другим в Google Workspace

В отличие от Microsoft To-do, Google Tasks не позволяет назначать задачи другим. Вы можете создавать задачи только для себя, планировать их или делать их повторяющимися задачами. Однако если вы являетесь пользователем Google Workspace, у вас есть несколько вариантов назначения задач другим пользователям с помощью других приложений Google, таких как Google Chat, Gmail, Google Docs, Sheets и Slides. Итак, давайте начнем.

Как назначать задачи в Google Chat

В Google Chat вы можете создавать Spaces, которые представляют собой не что иное, как функцию группового чата для вашего рабочего пространства. Функция задач, доступная в Spaces, является расширением приложения Google Tasks. Любые задачи, назначенные вам в Spaces, доступны даже из приложения Google Tasks. Позвольте мне объяснить это подробно.

1. Открыть Google Чат и выберите любое пространство, на которое вы хотите назначить задачу. Убедитесь, что человек, которому вы хотите назначить задачу, доступен в этом пространстве. Если у вас нет свободного места, вы можете легко создать его, нажав на значок Плюс + значок рядом с пробелами и выбрав Создать пространство вариант. Теперь вы можете дать своему пространству имя и добавить в него людей.

2. На пробеле переключитесь на Задачи вкладка, где вы можете создавать космические задачи.

3. Здесь нажмите на Добавить космическую задачу кнопку, чтобы начать создание задачи.

4. Теперь дайте вашей задаче имя, описание, добавьте срок выполнения и т. д.

5. Нажать на Назначать вариант и выберите человека, которому вы хотите назначить эту задачу. На данный момент вы можете назначить задачу только одному человеку.

6. После этого нажмите на Добавлять кнопку, чтобы назначить задачу в Google Chat.

Советы по доступу и управлению задачами в Google Chat

1. Как только вы создадите задачу, вы всегда можете щелкнуть по ней и начать редактировать название задачи, дату выполнения, описание и даже назначить ее кому-то.

2. К задачам, назначенным вам из Google Chat, можно получить доступ даже из приложения Google Tasks в Мои задачи список.

3. У вас есть возможность сортировать задачи по исполнителю, при этом все назначенные задачи будут располагаться первыми в алфавитном порядке. Если вы снова отсортируете по исполнителю, список будет перевернут, так что назначенные задачи будут вверху.

4. Вы можете удалить задачу, просто наведя курсор на задачу и выбрав значок Удалить значок. Затем нажмите на Удалить во всплывающем окне для подтверждения.

5. Если щелкнуть значок кружка перед выполнением задачи, она будет отмечена как завершенная. В любом случае, вы можете прокрутить вниз и снять отметку с задачи, чтобы снова открыть ее.

6. Все изменения, которые вы вносите в задачи, от создания и пометки их как завершенных до их удаления, будут перечислены как действия на вкладке чата.

Как назначать задачи в Gmail

В Gmail нет собственной функции задач. Google Chat является частью Gmail, поэтому вы можете получить к нему доступ из Gmail, а не обращаться к Google Chat отдельно.

1. Открыть Gmailнажать на Пространства на левой боковой панели и выберите место, чтобы начать создавать задачи.

2. Теперь откройте Задачи вкладку и назначьте задачи, как указано в предыдущем методе. Таким образом, вы можете хранить все свои электронные письма, чаты и задачи в одном месте.

Если вы не можете найти опцию Google Chat в Gmail, нажмите кнопку Значок шестеренки в правом верхнем углу, а затем нажмите кнопку Посмотреть все настройки кнопка.

Теперь откройте Общайтесь и знакомьтесь вкладку и выберите Google Чат под опцией Чат. После этого нажмите на Сохранять Изменения для доступа к Google Chat и пространствам непосредственно из Gmail.

Как назначать задачи в Google Docs, Sheets и Slides

В Google Workspace вы можете назначать задачи для документов в дополнение к обычным задачам. С его помощью вы можете назначать задачи для завершения документации или внесения изменений в файлы документов, такие как документы, листы и слайды. Назначение задач в этих приложениях возможно с помощью функции комментариев. Узнайте, как назначать задачи в Google Docs, Sheets и Slides, здесь.

1. Откройте любой документы, листыили слайды файл и поместите курсор туда, где вы хотите применить изменения.

2. Теперь щелкните правой кнопкой мыши и выберите Комментарий вариант. Кроме того, вы также можете использовать ctrl+alt+M ярлык для создания комментария.

3. Откроется окно комментариев, где вы можете написать свой комментарий об изменениях, которые вы ожидаете. Чтобы назначить его, просто введите @ а также введите их имя или адрес электронной почты. Он предлагает установить флажок «Назначить» в окне комментариев.

4. Проверить Назначить на флажок и нажмите на Назначать.

Вот и все; вы назначили задачу в документе.

Советы по доступу и управлению задачами в Google Docs, Sheets и Slides

1. Как только вы назначите задачу человеку, он получит уведомление по электронной почте о созданном вами комментарии, чтобы он мог принять меры по нему. Во всяком случае, эти задачи не синхронизированы с Google Tasks.

2. Когда они открывают документ, они могут видеть комментарии рядом с файлом документа в Google Docs и Slides.

3. В Google Таблицах они увидят желтый баннер с комментариями к ячейке. Наведение курсора на эту ячейку покажет комментарий.

4. Щелкнув меню из трех точек в комментарии, вы можете отредактировать комментарий, удалить комментарий, а также получить ссылку на этот комментарий, если вы создали комментарий. Для сравнения, другие могут только скопировать ссылку на этот комментарий.

5. Комментарии видны всем, у кого есть доступ к документу, а не только создателю и правопреемнику.

6. Каждый, у кого есть доступ к документу, также может ответить на комментарий для обсуждения поставленной задачи.

7. при добавлении ответа вы можете переназначить задачу кому-то, упомянув его в ответе. Будет предложено переназначить задачу. Просто установите флажок «Переназначить» и нажмите «Ответить». Задача будет переназначена человеку, указанному в ответе.

8. После того, как уполномоченный завершит задачу, он может просто отметить задачу, щелкнув значок галочки в верхней части окна комментария.

9. Вы можете щелкнуть значок комментария на верхней панели, чтобы просмотреть историю всех комментариев к этому документу. Здесь вы можете получить доступ, когда задача отмечена как выполненная, когда есть ответы и т. д. В любом случае, если вы удалили комментарий, он также будет удален из истории комментариев.

Назначение задач другим пользователям в Google Workspace

Продукты Google иногда могут сбивать с толку. Тем не менее, они также сильны по-своему. Приложение Google Tasks не позволяет назначать задачи другим, но вы можете использовать приложение Google Chat для завершения процесса. В любом случае вы должны создать пространство, добавить человека в это пространство, а затем создать задачу для назначения ему. С этим процессом можно покончить с помощью простой функции в приложении «Задачи».

В то время как задачи из Google Chat, по крайней мере, синхронизируются с Google Tasks, задачи, назначенные из документов, листов и слайдов Google, не синхронизируются. Вам по-прежнему приходится полагаться на уведомления по электронной почте.