Как уменьшить размер файла Excel

Нужно уменьшить размер файла Excel? Есть несколько простых трюков, которые вы можете попробовать. Это руководство покажет вам, что делать.

Есть до 1 048 576 строк и 16 384 столбца в Excel — много ячеек для заполнения.

Проблема в том, что чем больше данных вы поместите в свою электронную таблицу, тем больше будет файл. Если ваш файл Excel становится слишком большим, может быть непрактично легко отправлять электронные письма коллегам или клиентам. Это также может замедлить работу в Excel и перестать работать должным образом.

Если вы столкнулись с этой проблемой, вот несколько эффективных советов о том, как уменьшить размер файла Excel.

Как уменьшить размер файла в Excel, удалив рабочие листы

Использование нескольких рабочих листов в Excel упрощает структурирование электронных таблиц, но чем больше рабочих листов вы используете, тем больше будет размер вашего файла. Удаление ненужных рабочих листов может помочь уменьшить размер файла.

Чтобы удалить листы в Excel:

1. Убедитесь, что лист, который вы собираетесь удалить, не содержит данных, которые необходимы или на которые ссылаются другие листы.
2. Кликните правой кнопкой мыши вкладку листа в нижней части экрана.
   
3. Выберите Удалить.
   

Лист будет удален — повторите шаги для любых других листов, которые вы хотите удалить.

Очистить кеши сводных таблиц

Сводные таблицы в Excel — отличный способ анализа данных, но они могут существенно повлиять на размер ваших файлов Excel. Это связано с тем, что по умолчанию Excel сохраняет кеш исходных данных сводной таблицы вместе с вашим файлом. Однако этот параметр можно изменить, чтобы кэш данных обновлялся при открытии электронной таблицы.

Чтобы запретить сохранение сводного кеша в Excel:

1. Выберите любую ячейку сводной таблицы.
2. Откройте меню анализа сводной таблицы.
   
3. Выберите Параметры.
   
4. Выберите вкладку Данные.
   
5. Убедитесь, что флажок «Сохранить исходные данные в файле» не установлен.
   
6. Нажмите OK для подтверждения.

Сохранить формулы как значения

Формулы Excel позволяют вам делать практически все, что вы хотите в Excel, используя встроенные функции. Однако формулы занимают больше места, чем значения, поэтому, если в вашей электронной таблице есть много формул, которые уже были рассчитаны, вы можете рассмотреть возможность преобразования этих формул в значения.

Чтобы сохранить формулу как значение в Excel:

1. Выберите формулу, содержащую вашу.
2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+C в Windows или Cmd+C в Mac, чтобы скопировать ячейку. Кроме того, вы можете кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать».
   
3. Кликните правой кнопкой мыши ячейку и выберите «Специальная вставка» -> «Значения».
   

Ваша формула будет заменена значением ее результата.

Удалить или сжать изображения

Изображения редко используются в электронных таблицах Excel, но если вы использовали некоторые из них в своем документе, они увеличат размер файла. Вы можете удалить эти изображения или сжать их.

Чтобы сжать изображение в Excel:

1. Выберите изображение в электронной таблице.
2. На ленте появится вкладка Формат изображения — выберите это меню.
   
3. Нажмите значок «Сжать изображения».
   
4. Выберите разрешение — чем ниже разрешение, тем меньше будет размер вашего файла Excel.
   
5. Убедитесь, что выбран параметр «Удалить обрезанные области изображений».
   
6. Если вы хотите применить одинаковое сжатие ко всем своим изображениям, убедитесь, что флажок «Применить только к этому изображению» не установлен.
   
7. Нажмите OK, чтобы сжать изображения.

Уменьшите размер файла Excel, сохранив его в формате XLSB

Еще один способ уменьшить размер файла Excel — сохранить его в двоичном формате. Формат по умолчанию — XML, который лучше работает с другими приложениями, но если вы планируете использовать свой файл только в Excel, то сохранение его в виде файла .XLSB может помочь уменьшить размер файла.

Чтобы сохранить файл Excel в формате .XLSB:

1. Нажмите «Файл» -> «Сохранить как».
2. Выберите место для сохранения файла.
3. В списке форматов файлов выберите Двоичная книга Excel.
   
4. Нажмите Сохранить для подтверждения.

Решение проблем с Excel

Если вам интересно, как уменьшить размер файла Excel, вы обычно можете решить эту проблему, выполнив описанные выше действия.

Excel — мощное приложение, но когда что-то идет не так, исправить его бывает сложно. Если у вас возникли проблемы, вы можете попытаться предотвратить сбой Excel. Если вы получаете уведомления об ошибках циклических ссылок, Excel может помочь вам отследить их.