Как выделить важные электронные письма в Outlook

3 min


Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.

Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.

К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.

Использование условного форматирования в Outlook

Условное форматирование позволяет вам устанавливать правила форматирования для электронных писем Outlook. Вы можете установить различные цвета, шрифты и стили для ваших сообщений электронной почты, как они появляются в вашем почтовом ящике. Для начала вам нужно создать новое правило условного форматирования.

В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,

Кнопка параметров условного форматирования в Microsoft Outlook

Создание нового правила условного форматирования

Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.

Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить новое правило условного формата в Outlook

Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.

Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.

Выберите правила шрифта условного форматирования в Outlook

Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .

Кнопка Условные условия форматирования в Microsoft Outlook

Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.

Форматирование по адресу электронной почты

Чтобы добавить правило, которое применяется к электронным письмам от определенного отправителя, введите адрес электронной почты в поле от, разделяющее несколько адресов электронной почты точкой с запятой. Вы можете применить это ко всем электронным письмам, отправленным с одного сайта, набрав @ domain.com, заменив domain.com правильным доменным именем.

Вы также можете сделать это для электронных писем, которые вы отправляете, а не получаете, введя адрес электронной почты в поле Отправить.

Установка правила условного форматирования по электронной почте в Outlook

Форматирование с помощью поиска по ключевым словам

Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.

Выберите Только предметное поле в раскрывающемся меню ниже, чтобы выполнить поиск только в выбранной области ключевых слов или Поле темы и тело сообщения Возможность поиска по всей электронной почте.

Условное форматирование по ключевому слову в Outlook

Расширенные правила условного форматирования

Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.

Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.

Условное форматирование по статусу электронной почты в Outlook

На вкладке продвинутый  вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.

Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.

Расширенные правила условного форматирования в Outlook

Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.

Использование категорий электронной почты

Хотя можно классифицировать электронные письма Outlook с помощью папок поиска, еще один способ подчеркнуть ваши важные электронные письма – это применить категорию. Категории имеют отдельное имя и цветовую метку, что позволяет просматривать их отдельно.

Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.

Создание или редактирование категорий

Чтобы создать новую категорию или отредактировать существующую, нажмите Дом > Категоризация> Все категории.

Меню категоризации для цветовых категорий в Outlook

Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.

Создание новой цветовой категории в Outlook

Ok чтобы сохранить свою категорию.

Применение категории к электронным письмам Outlook вручную

Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.

Вручную установить цветовую категорию в Outlook

Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.

Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.

Письма, отсортированные по цветовой категории в Outlook

Автоматическое применение категорий Outlook

Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,

в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.

Создание нового правила в Outlook

Выбрать Применить правило к полученным сообщениям перед нажатием следующий,

Создание пустого правила в Outlook

Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.

Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.

Если Outlook может найти адрес электронной почты в существующем почтовом ящике, выберите его в появившемся списке и нажмите Ok, если нет, нажмите Отмена. Правило будет создано независимо. Жемем Далее.Выбор критериев поиска для нового правила Outlook

Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.

Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.

Настройка действия для нового правила Outlook

Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.

На последнем этапе дайте имя правилу цветовой категории, затем выберите Запустите это правило для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие». флажок, чтобы ретроспективно применить его ко всем вашим существующим электронным письмам.

Подтверждение нового правила Outlook

Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.

Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook

Использование цветовых категорий и правил условного форматирования – отличный способ выделить важные сообщения, которые вы отправляете и получаете, в Outlook. Не забывайте повышать производительность Outlook, используя дополнительные правила Outlook и отслеживая флаги, чтобы отслеживать цепочки электронной почты и важные задачи.

Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.


0 Comments

Добавить комментарий