Как защитить части документа Word от редактирования

Если вы не сохраните документ Word как доступный только для чтения, любой, у кого есть копия файла, может его редактировать. Также в большинстве случаев довольно легко обойти защиту файла только для чтения. Это затрудняет защиту документа от ненужных изменений, если вы не решите изменить формат и сохранить его как PDF.

Однако это ограничивает любые изменения документа в целом. К счастью, Microsoft Word включает дополнительные элементы управления, которые позволяют защитить части документа Word от редактирования.

Вы можете ограничить изменения, ограничив доступные параметры форматирования или ограничив области, которые можно редактировать. Если вы являетесь частью домена Windows, вы также можете использовать службу управления правами (RMS), чтобы ограничить редактирование документов на основе вашей учетной записи. Вот что вам необходимо сделать, чтобы защитить части документа Word от редактирования.

Ограничение редактирования документа Word с помощью стиля форматирования

Если вы хотите разрешить изменения в документе Word, но ограничить тип форматирования, который можно использовать (например, для поддержания заданного стиля), вы можете сделать это с помощью Ограничить редактирование меню.

Чтобы получить к нему доступ, откройте документ Word. На ленте нажмите Обзор> Ограничить редактирование. Появится панель меню справа.

Параметр

Чтобы ограничить использование определенных стилей форматирования, выберите Ограничьте форматирование набором стилей флажок, затем нажмите Настройки вариант внизу.

Ограничить параметр форматирования в Microsoft Word

В меню выберите стили, которые вы хотите разрешить в своем документе. Если вы хотите использовать минимальный рекомендуемый вариант Word (с доступными только базовыми стилями), нажмите Рекомендуемый минимум. Или нажмите Никто или же Все для выбора или снятия отметок со всех элементов.

Когда вы будете довольны выбранными параметрами форматирования, нажмите Хорошо для сохранения настроек.

Меню параметров ограничений форматирования Word

Настройки форматирования будут применены после того, как вы внесете изменения в силу. Для этого нажмите кнопку Да, начать усиление защиты вариант.

Включить принудительную защиту документов в Word

в Начать усиление защиты введите контрольный пароль. Это не позволит пользователям без пароля отключить защиту. Однако, поскольку документ не зашифрован, эти ограничения можно легко обойти.

Или выберите Аутентификация пользователя, только авторизованным пользователям в домене Windows разрешено удалять пароль. Документ будет зашифрован, но этот выбор ограничен корпоративными или образовательными пользователями, использующими службу управления правами (RMS).

Нажмите Хорошо чтобы сохранить свой выбор.

Параметры применения для защиты документов Word

После сохранения в документе будут доступны только выбранные вами параметры форматирования. Вы не сможете использовать другие параметры форматирования, не отключив принудительное исполнение и не вернув документ в нормальное состояние.

Ограничить редактирование документа Word по выделению

Если вы хотите ограничить изменения вашего документа определенными областями (например, отдельными абзацами или строками), вы также можете сделать это с помощью Ограничить редактирование меню.

Начните с открытия документа и нажатия Обзор> Ограничить редактирование. На панели меню справа щелкните значок Разрешить в документе только этот тип редактирования флажок, затем выберите Без изменений (только чтение) вариант.

Включить ограничения редактирования в Word

Это предотвратит редактирование областей, на которые не распространяются исключения. Чтобы добавить исключение, выберите область документа (от одного слова до целого абзаца или страницы), затем нажмите кнопку Все флажок, указанный под Исключения (необязательно) категория.

Ограничение доступа на редактирование текста в Word

Это позволит всем, у кого есть доступ к файлу, возможность редактировать этот раздел вашего документа. Если вместо этого вы хотите добавить более жесткие ограничения (например, чтобы разрешить только отдельным пользователям право редактировать раздел), выберите контент, затем нажмите кнопку Больше пользователей вариант.

Вариант исключения для других пользователей в Word

Во всплывающем окне Добавить пользователей в меню добавьте имена локальных пользователей Windows или учетные записи пользователей в домене Windows. Нажмите Хорошо чтобы сохранить свой выбор.

Добавить исключения редактирования пользователем в Word

Выбрав контент, установите флажок рядом с его именем пользователя, отображаемый в Физическим лицам раздел. Только этот пользователь сможет вносить изменения. Убедитесь, что Все флажок отключен, если вы хотите, чтобы это было так.

Добавить отдельное пользовательское исключение в Word

Чтобы подтвердить ограничения, нажмите кнопку Да, начать усиление защиты кнопка.

Запустить параметр защиты от принудительного применения в Word

в Начать усиление защиты поле, введите пароль управления или выберите Аутентификация пользователя вместо этого предоставить контроль авторизованным пользователям домена. Нажмите Хорошо сохранить.

Параметры применения для защиты документов Word

После сохранения только выбранные области документа будут поддерживать редактирование (выделены серым в документе). Если не указано иное, только пользователи, имеющие доступ к файлу, смогут вносить изменения в эти разделы.

Использование службы управления правами (RMS) для ограничения изменений в документах Word

В Служба управления правами (RMS) в Windows помогает предотвратить просмотр, редактирование или печать определенных документов неавторизованными пользователями. Этот тип защиты доступен только для пользователей домена Windows, например для университетских или корпоративных пользователей.

Вам нужно будет говорить с администратором сети, чтобы подтвердить, что в вашей сети включен RMS. Вам также потребуется достаточный пользовательский доступ, чтобы ограничить редактирование документа таким образом.

Если вы находитесь в домене Windows с поддержкой и доступом RMS, откройте документ Word. На ленте нажмите Файл> Информация.

Параметры информации в Word

В меню нажмите Защитить документ> Ограничить доступ> Ограниченный доступ и включить Ограничить разрешение на этот документ флажок установлен. В противном случае нажмите Подключитесь к серверам управления правами и получите шаблоны для подключения к подходящему серверу аутентификации в вашем домене.

Параметр ограничения доступа к документу Word

При появлении запроса добавьте адреса электронной почты других пользователей, чтобы предоставить им удобный доступ к вашему документу. Это дает этим пользователям доступ к файлу, выбирая Читать или же + Изменить чтобы предоставить им доступ для чтения или записи. Нажмите Хорошо чтобы сохранить изменения.

После установки только эти пользователи будут иметь доступ для просмотра или редактирования документа. Доступ также разрешен только авторизованным пользователям домена.

Защита офисных документов

Защищая части документа Word от редактирования, вы можете разрабатывать более разнообразные типы документов. Например, ограничив некоторые разделы от изменений, вы можете превратить документ Word в заполняемую форму, которую пользователи могут заполнить и вернуть. Другие документы Office можно защитить аналогичным образом, с возможностью шифрования записных книжек OneNote и защиты отдельных страниц и разделов.

Если вы экспортируете документ Word в другой формат, вы все равно можете защитить файл от изменений. Если вы решите добавить пароли, например, к файлам PDF, вы можете ограничить круг лиц, имеющих доступ к файлу, защитив его от ненужных просмотров.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.