Ваше руководство по совместному использованию документов в Word, Excel и PowerPoint

Есть разные способы поделиться документом, который вы создали в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Часто мы просто помещаем документ в электронное письмо и отправляем его по пути. Но есть и другие варианты, такие как разрешение получателю редактировать его или делиться им как другим типом файла, например PDF.

В этом руководстве описаны методы и параметры совместного использования документа в Word, Excel и PowerPoint как на Windows, так и на Mac.

Поделиться документом в Windows

Действия по совместному использованию документа во всех трех приложениях в Windows практически одинаковы. Отличие состоит в том, что в каждом из них можно использовать специальные типы файлов. Чтобы начать работу, выполните следующие действия, чтобы поделиться документом в любом из этих трех приложений.

1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу над лентой или выберите файл > доля из меню.
2. Когда вы сделаете это в первый раз, вы увидите всплывающее окно с сообщением, в котором вас попросят загрузить копию документа в OneDrive, чтобы поделиться им. Если вы хотите сотрудничать или разрешить редактирование, используйте эту опцию и выберите аккаунт если у вас их больше одного.
3. Выберите Все, у кого есть ссылка, могут редактировать Установите флажок для Разрешить редактирование если вы хотите сделать именно это.
4. Если у тебя есть Учетная запись Premium OneDrive, вы можете по желанию установить дату истечения срока действия и установить пароль.
5. Нажмите Применять.
6. Введите имя или адрес электронной почты для каждого получателя и, если хотите, добавьте сообщение.
7. Нажмите послать чтобы отправить электронное письмо с помощью почтового приложения по умолчанию, Копировать ссылку получить ссылку, чтобы поделиться ею самостоятельно, или Outlook , чтобы создать ссылку для общего доступа и вставить ее в электронное письмо Outlook.

Как вариант, вы можете прикрепить копию документа к электронному письму. Вместо этого вы можете выбрать этот вариант в любой момент с помощью описанного выше процесса совместного использования. Внизу под Поделиться копией, выберите документ Word, книгу Excel или презентацию PowerPoint в зависимости от приложения или выберите отправку в формате PDF. Это будет прикрепить файл к электронному письму, которое вы можете заполнить и отправить.

Совет по экономии времени: Если вам нужен быстрый способ поделиться документом Word, Excel или PowerPoint в Windows, вы можете использовать меню «Отправить». Это позволяет быстро выбрать получателя факса или почты, приложение для связи или другое добавленное вами место. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к Отправить в контекстном меню.

Управление доступом к документам в Windows

Если вы разрешите редактирование на шаге 3 выше и передумаете позже, вы можете управлять доступом для каждого получателя.

1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу или выберите файл > доля из меню.
2. Вверху всплывающего окна нажмите Больше вариантов (три точки), а затем Управление доступом.
3. Под именем или адресом электронной почты получателя щелкните значок Может редактировать раскрывающийся список и выберите другой вариант из списка.

Вы также можете щелкнуть ссылку общего доступа вверху. Затем скопируйте и вставьте его другому человеку из окна «Управление доступом», если хотите.

Поделиться документом на Mac

Действия по совместному использованию документов в Word, Excel или PowerPoint на Mac одинаковы для всех трех приложений и аналогичны Windows.

1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу над лентой или выберите файл > доля > доля из строки меню.
2. Когда вы поделитесь им в первый раз, вам будет предложено выбрать Место. Выберите одну из своих учетных записей OneDrive и нажмите Сохранить. Вы также можете настроить имя документа здесь.
3. Щелкните значок доля кнопка или файл > доля > доля снова в строке меню, и вы увидите свои параметры общего доступа: Пригласить людей, Копировать ссылку и Отправить копию.

выбирать Пригласить людей если вы хотите сотрудничать. Добавьте имена или адреса электронной почты, необязательное сообщение и проверьте Может редактировать коробка, чтобы они могли вносить изменения. Нажмите доля.

выбирать Копировать ссылку если вы хотите сами поделиться ссылкой. Выберите либо Только просмотр или Просмотр и редактирование так как ссылка будет отличаться. Затем он будет скопирован в буфер обмена, чтобы вы могли вставить его куда угодно.

выбирать Отправить копию отправить его по электронной почте с помощью приложения электронной почты по умолчанию. Нажмите Отправить как чтобы выбрать тип файла и щелкнуть Электронная почта как вложение или доля , чтобы использовать свой Mac Share Sheet.

Как и в Windows, вы можете отправить копию документа по электронной почте в любое время. Нажмите файл > доля в строке меню и выберите тип файла, который вы хотите использовать. Вы можете выбирать из документа, книги, презентации, HTML или PDF в зависимости от того, какое приложение вы используете. Откроется электронное письмо с прикрепленным документом, готовым для заполнения и отправки.

Совет по экономии времени: Вы также можете быстро поделиться документом в macOS, как и в Windows. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к доля. Вы увидите параметры общего доступа вашего Mac, такие как Почта, Сообщения и AirDrop.

Управление доступом к документам на Mac

Если вы разрешили редактирование документа и передумали, вы также можете управлять доступом для каждого получателя на Mac.

1. Щелкните значок доля в правом верхнем углу документа.
2. Внизу всплывающего окна под Совместно с, щелкните получателя правой кнопкой мыши.
3. Выберите другой вариант из списка.

Поделиться — это забота!

Есть множество причин для совместного использования документа Word, Excel или PowerPoint. Чтобы позволить другим вносить изменения или делиться информацией для справки, у вас есть гибкие возможности как на Windows, так и на Mac.

А если вам интересно, узнайте, как добавить водяной знак в документ Word, прежде чем поделиться им. Это удобно для обозначения таких вещей, как конфиденциальность или конфиденциальность.