Ваше руководство по совместному использованию документов в Word, Excel и PowerPoint

В нашем руководстве показаны методы и варианты совместного использования документов в Word, Excel и PowerPoint как на компьютере с Windows, так и на Mac.

Есть разные способы поделиться документом, который вы создали в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Часто мы просто помещаем документ в электронное письмо и отправляем его по пути. Но есть и другие варианты, такие как разрешение получателю редактировать его или делиться им как другим типом файла, например PDF.

В этом руководстве описаны методы и параметры совместного использования документа в Word, Excel и PowerPoint как на Windows, так и на Mac.

Поделиться документом в Windows

Действия по совместному использованию документа во всех трех приложениях в Windows практически одинаковы. Отличие состоит в том, что в каждом из них можно использовать специальные типы файлов. Чтобы начать работу, выполните следующие действия, чтобы поделиться документом в любом из этих трех приложений.

  1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу над лентой или выберите файл > доля из меню.
  2. Когда вы сделаете это в первый раз, вы увидите всплывающее окно с сообщением, в котором вас попросят загрузить копию документа в OneDrive, чтобы поделиться им. Если вы хотите сотрудничать или разрешить редактирование, используйте эту опцию и выберите аккаунт если у вас их больше одного.
  3. Выберите Все, у кого есть ссылка, могут редактировать Установите флажок для Разрешить редактирование если вы хотите сделать именно это.
  4. Если у тебя есть Учетная запись Premium OneDrive, вы можете по желанию установить дату истечения срока действия и установить пароль.
  5. Нажмите Применять.
  6. Введите имя или адрес электронной почты для каждого получателя и, если хотите, добавьте сообщение.
  7. Нажмите послать чтобы отправить электронное письмо с помощью почтового приложения по умолчанию, Копировать ссылку получить ссылку, чтобы поделиться ею самостоятельно, или Outlook , чтобы создать ссылку для общего доступа и вставить ее в электронное письмо Outlook.

Совместное использование настроек отправки и ссылки в Excel в Windows

Как вариант, вы можете прикрепить копию документа к электронному письму. Вместо этого вы можете выбрать этот вариант в любой момент с помощью описанного выше процесса совместного использования. Внизу под Поделиться копией, выберите документ Word, книгу Excel или презентацию PowerPoint в зависимости от приложения или выберите отправку в формате PDF. Это будет прикрепить файл к электронному письму, которое вы можете заполнить и отправить.

Отправить копию в Excel в Windows

Совет по экономии времени: Если вам нужен быстрый способ поделиться документом Word, Excel или PowerPoint в Windows, вы можете использовать меню «Отправить». Это позволяет быстро выбрать получателя факса или почты, приложение для связи или другое добавленное вами место. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к Отправить в контекстном меню.

Отправить по ярлыку в Windows

Управление доступом к документам в Windows

Если вы разрешите редактирование на шаге 3 выше и передумаете позже, вы можете управлять доступом для каждого получателя.

  1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу или выберите файл > доля из меню.
  2. Вверху всплывающего окна нажмите Больше вариантов (три точки), а затем Управление доступом.
  3. Под именем или адресом электронной почты получателя щелкните значок Может редактировать раскрывающийся список и выберите другой вариант из списка.

Управление доступом в Excel в Windows

Вы также можете щелкнуть ссылку общего доступа вверху. Затем скопируйте и вставьте его другому человеку из окна «Управление доступом», если хотите.

Поделиться документом на Mac

Действия по совместному использованию документов в Word, Excel или PowerPoint на Mac одинаковы для всех трех приложений и аналогичны Windows.

  1. Щелкните значок доля кнопку в правом верхнем углу над лентой или выберите файл > доля > доля из строки меню.
  2. Когда вы поделитесь им в первый раз, вам будет предложено выбрать Место. Выберите одну из своих учетных записей OneDrive и нажмите Сохранить. Вы также можете настроить имя документа здесь.
  3. Щелкните значок доля кнопка или файл > доля > доля снова в строке меню, и вы увидите свои параметры общего доступа: Пригласить людей, Копировать ссылку и Отправить копию.

Настройки Word Share на Mac

выбирать Пригласить людей если вы хотите сотрудничать. Добавьте имена или адреса электронной почты, необязательное сообщение и проверьте Может редактировать коробка, чтобы они могли вносить изменения. Нажмите доля.

Пригласить людей Настройки Word на Mac

выбирать Копировать ссылку если вы хотите сами поделиться ссылкой. Выберите либо Только просмотр или Просмотр и редактирование так как ссылка будет отличаться. Затем он будет скопирован в буфер обмена, чтобы вы могли вставить его куда угодно.

Скопировать настройки слова ссылки на Mac

выбирать Отправить копию отправить его по электронной почте с помощью приложения электронной почты по умолчанию. Нажмите Отправить как чтобы выбрать тип файла и щелкнуть Электронная почта как вложение или доля , чтобы использовать свой Mac Share Sheet.

Отправить копию настроек Word на Mac

Как и в Windows, вы можете отправить копию документа по электронной почте в любое время. Нажмите файл > доля в строке меню и выберите тип файла, который вы хотите использовать. Вы можете выбирать из документа, книги, презентации, HTML или PDF в зависимости от того, какое приложение вы используете. Откроется электронное письмо с прикрепленным документом, готовым для заполнения и отправки.

Совет по экономии времени: Вы также можете быстро поделиться документом в macOS, как и в Windows. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла и перейдите к доля. Вы увидите параметры общего доступа вашего Mac, такие как Почта, Сообщения и AirDrop.

Ярлык Mac для обмена документами в Word

Управление доступом к документам на Mac

Если вы разрешили редактирование документа и передумали, вы также можете управлять доступом для каждого получателя на Mac.

  1. Щелкните значок доля в правом верхнем углу документа.
  2. Внизу всплывающего окна под Совместно с, щелкните получателя правой кнопкой мыши.
  3. Выберите другой вариант из списка.

Управление доступом в Word на Mac

Поделиться — это забота!

Есть множество причин для совместного использования документа Word, Excel или PowerPoint. Чтобы позволить другим вносить изменения или делиться информацией для справки, у вас есть гибкие возможности как на Windows, так и на Mac.

А если вам интересно, узнайте, как добавить водяной знак в документ Word, прежде чем поделиться им. Это удобно для обозначения таких вещей, как конфиденциальность или конфиденциальность.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.