Как использовать представление «Структура» в Microsoft Word и упорядочивать документы

Outline View идеально подходит, когда вам нужно просмотреть длинный документ в Microsoft Word. Вот как можно использовать эту интересную функцию.

В Microsoft Word бывают ситуации, когда вы можете захотеть использовать представление «Структура». Он идеально подходит для чтения и просмотра длинных документов, включая книги. Вот подробнее о представлении «Схема» и о том, как его использовать.

Контурный вид

По умолчанию Microsoft Word использует макет печати при представлении документов. Этот параметр показывает размер бумаги и ее поля, а также информацию о шрифте. Режим чтения, веб-макет, черновик и тема этой статьи, представление структуры — это другие параметры просмотра.

Этот вид в Microsoft Word не для всех, и его нецелесообразно использовать, когда вы пишете документ. В общих чертах, представление удаляет из документа Word все, кроме его заголовков и подзаголовков, когда это применимо. Таким образом, вы сможете лучше сконцентрироваться на потоке документа и при необходимости вносить структурные изменения. Абзацы документа остаются в режиме структуры. Однако по умолчанию они усекаются.

Включение режима структуры

Чтобы использовать это представление в Microsoft Word:

1. Во-первых, откройте ваш документ в Microsoft Word.
2. Нажмите Контур в области просмотра на ленте.

В отличие от других представлений в Microsoft Word, представление структуры имеет собственный набор инструментов на ленте.

Настройка вида схемы

Это представление полностью построено на уровнях структуры, которые можно настроить с помощью раскрывающегося списка на специальной ленте представления структуры. Используйте стрелки по обе стороны поля, чтобы уменьшить или увеличить уровни. Вы также можете переставлять предметы прямо под уровнями.

По обеим сторонам поля Outline Level вы найдете стрелки. Те, что справа, позволяют уменьшить уровень на один уровень, а те, что слева, делают наоборот. Ниже этих стрелок находятся дополнительные параметры. Например, с помощью стрелок вверх и вниз вы можете перемещать элементы в разных направлениях и менять местами точки. Между тем, знаки «плюс» и «минус» позволяют разворачивать и сворачивать уровни Outline. Вы можете свернуть или развернуть уровни в любое время.

Далее идет раскрывающийся список «Показать уровень». Используйте этот инструмент, чтобы определить, какие уровни отображать.

«Показать форматирование текста» и «Показать только первую строку» — это флажки, которые вы можете использовать для настройки текущего представления, удаляя форматирование или скрывая текст, когда это применимо.

Основные документы

При выборе «Показать документ» вы сможете включать вложенные документы, расширяя этот раздел элементов управления. Например, возможно, вы хотите прикрепить контракт или другой тип документа к вашему Outline View. Нажав «Вставить», вы можете встроить уже сохраненный файл; выбрав «Создать», вы можете создать новый документ.

С включенными вложенными документами вы можете нажать кнопку «Свернуть вложенные документы», которая свернет его содержимое и покажет только ссылку на него. Кнопка становится «Развернуть вложенные документы», которую вы можете использовать для расширения содержимого по желанию.

Другие варианты

Дополнительные параметры представления структуры в Microsoft Word включают:

• Unlinked, который удаляет ссылку на вложенные документы, а также копирует текст в текущий документ.
• Слияние объединяет несколько вложенных документов, поэтому остается только один.
• При активации Разделение разделяет содержимое вложенных документов на разные документы. Вы можете создавать разделения в точках вставки.
• Блокировка документа делает невозможным перемещение изменений во вложенные документы.

Как видите, в представлении «Структура» в Microsoft Word можно многое сделать. Это полезно при работе с длинными документами или книгами.

С Microsoft Word можно многое сделать. В последних статьях рассказывалось, как объединять версии документов, сортировать списки Word по алфавиту и просматривать несколько страниц. Многие другие также доступны в Интернете.

Вы можете найти Microsoft Word в пакете Microsoft 365. Для домашнего использования пакет Microsoft 365 в настоящее время доступен в трех вариантах, включая план «Семейный», «Личный» и «Для дома и учебы». Что касается цены, первый стоит 100 долларов в год (или 10 долларов в месяц) и включает Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook для Mac. Членство охватывает до шести пользователей. Персональная версия предназначена для одного человека и стоит 70 долларов в год или 6,99 долларов в месяц. Наконец, студенческий план — это разовая покупка за 150 долларов США, в которую входят Word, Excel и PowerPoint.

Бизнес-пользователи могут выбирать из базовых, стандартных и премиальных планов по цене от 5 долларов США за пользователя в месяц.