Как использовать средство проверки доступности Microsoft Office

Убедитесь, что ваши документы доступны для тех, у кого есть программы чтения с экрана. Вот как использовать средство проверки доступности Microsoft Office.

Когда вы используете офисные приложения Word, Excel, PowerPoint и Outlook, думаете ли вы о специальных возможностях? Например, что, если вы делитесь документом с кем-то, кто использует программу чтения с экрана? Предпринимаете ли вы дополнительные шаги, чтобы убедиться, что ваш документ доступен?

Если это то, что вы еще не делали, но хотите или даже должны начать, вы будете рады узнать, что есть функция, которая вам поможет. Здесь мы покажем вам, как проверить наличие проблем с доступностью в приложениях Microsoft Office, чтобы ваши документы всегда были доступны для других.

О средстве проверки доступности Office

Функция «Проверить доступность» доступна в приложениях Office как для Windows, так и для Mac, и она работает одинаково во всех случаях. В этом руководстве мы будем использовать одно приложение и платформу — Microsoft Word для Windows. Но вы можете применить те же шаги и принципы к другим приложениям и на Mac.

Вы можете использовать функцию «Проверить доступность» во время работы над документом или после его завершения. Ниже мы покажем вам удобную настройку, позволяющую этой функции постоянно проверять документ во время работы с ним. Так что вы защищены в любом случае.

Теперь, если вы готовы начать проверять свои документы на доступность, давайте приступим к этому!

Используйте функцию проверки доступности

Если вы хотите просмотреть документ, выберите Обзор вкладку и нажмите кнопку Проверить доступность кнопку на панели инструментов. На Mac выберите Инструменты > Проверить доступность из строки меню.

После завершения инспектора справа отобразится боковая панель с результатами. Если проблем не обнаружено, вы увидите это сообщение. Но если инспектор обнаружит ошибки, они появятся прямо в верхней части боковой панели.

Результаты и корректировки для доступности

Что хорошо в этой функции, так это то, что она не просто говорит вам, что не так. Он дает вам подробную информацию о том, почему вы должны это исправить, как это исправить, а также простой способ внести коррективы. Вот как это работает.

Когда вы получите результаты, вы увидите такие вещи, как Ошибки и Предупреждения и количество применимых элементов. Щелкните ошибку или предупреждение, чтобы развернуть их и просмотреть каждый элемент.

Затем вы можете выбрать элемент в списке, чтобы перейти непосредственно к нему в документе. Но сначала вы также увидите полезную информацию в разделе Дополнительная информация в нижней части боковой панели. Это включает Почему исправить? и Шаги по исправлению. Так что, если вы спросите, почему элемент считается ошибкой, не удивляйтесь больше!

Если вы хотите выполнить описанные шаги, чтобы исправить ошибку, вы можете это сделать, но есть более простой способ. Щелкните раскрывающийся список рядом с элементом в списке результатов. Тогда просто выберите один из Рекомендуемые действия. Вот пример.

В нашем документе есть две картинки без альтернативного текста. Если мы щелкнем раскрывающийся список рядом с изображением 1, мы можем выбрать добавить описание. Когда появится окно, мы добавляем свое описание, оно применяется к картинке, и ошибка исправлена.

Вы можете увидеть и другие действия, которые вы можете предпринять. Например, мы можем выбрать Предложить описание для меня. Инструмент создаст альтернативный текст, применит его к изображению, и ошибка будет исправлена. Затем вы можете проверить это описание на точность.

При работе с изображениями у вас есть еще один вариант, который вы можете выбрать. Отметить как декоративный. Например, если изображение в вашем документе не имеет смысла, возможно, это причудливый завиток, чтобы сделать ваш документ красивым. Вы можете выбрать «Пометить как декоративный», и инструмент позаботится об этом и устранит ошибку.

Несмотря на то, что изображения являются одними из самых больших виновников проверки доступности, вы можете столкнуться со всевозможными проблемами. В приведенном ниже примере это объекты, которые мы используем для нашего контрольного списка. Опять же, проверьте Почему исправить? раздел с указанием причины, а затем щелкните раскрывающийся список рядом с элементом, чтобы принять меры и исправить его.

Держите средство проверки доступности включенным

Как упоминалось ранее, вы можете использовать функцию «Проверить доступность» на протяжении всего процесса создания документа. Открыв инспектор на боковой панели, посмотрите под списком результатов. Затем установите флажок для Не отключать проверку доступности, пока я работаю.

Это дает вам удобный способ настроить специальные возможности одновременно с добавлением изображений в Word, листов в Excel, объектов в PowerPoint или других элементов.

Воспользуйтесь преимуществами средства проверки читаемости Microsoft Office

Те, кто использует программы для чтения с экрана, будут очень благодарны вам за то, что вы уделили время своему Microsoft Office документы доступны. Это займет всего несколько минут, и, поскольку у вас есть быстрые и простые способы исправить проблемы, оно того стоит.

У вас есть друг, член семьи или коллега, который мог бы протянуть руку помощи? Ознакомьтесь с этим списком специальных возможностей iOS и узнайте, как они могут помочь.