Как просмотреть скрытые данные в Word перед совместным доступом к документам

Узнайте, как просмотреть скрытые данные в Word с помощью инспектора документов. Этот дополнительный шаг может уберечь вас от случайного обмена конфиденциальными данными.

В наши дни мы принимаем всевозможные меры предосторожности с нашей цифровой информацией. Но одна вещь, о которой вы, вероятно, не думаете, это данные, прикрепленные к документам, которые вы создаете в Microsoft Word.

Не зная об этом, вы можете поделиться документом, который содержит скрытый текст, комментарии, личную информацию, данные для отправки на проверку и многое другое. Здесь мы покажем вам, как проверить ваш документ на наличие этих типов деталей в самом документе и в метаданных, а также удалить их из документа Word.

Просмотр скрытых данных в вашем документе

Перво-наперво, Майкрософт рекомендует что вы используете описанный ниже процесс на копии вашего документа, а не на оригинале. Причина этого в том, что если вы используете инструмент для удаления данных, восстановить их впоследствии может быть невозможно. Поэтому в зависимости от деталей, которые обнаружит инспектор, цели вашего документа и того, с кем вы планируете поделиться им, рассмотрите этот вариант.

Чтобы просмотреть эти скрытые данные, откройте документ, который хотите проверить, и выполните следующие действия.

1. Нажмите на Файл вкладку и выберите Информация с левой стороны.
2. Рядом с пунктом «Проверить документ» нажмите Проверить наличие проблем. Прежде чем вы нажмете эту кнопку, вы можете увидеть подробности рядом с ней со сводкой того, что уже было найдено.
3. Выбирать Проверить документ.
4. Если вы еще не сохранили документ, вам может быть предложено сделать это. Выбирать Да или Нет согласно вашим предпочтениям.
5. Когда Инспектор документов отображения, установите флажки для всех элементов, которые должен искать инструмент. У вас есть почти дюжина категорий от комментариев и изменений до пользовательского XML и невидимого контента.
6. Нажмите Осмотреть.

После этого вы увидите результаты проверки. Зеленые галочки означают, что элементы не найдены. Красные восклицательные знаки указывают на то, что предметы были найдены, и вы точно увидите, что это за предметы.

Теперь мяч на вашей стороне. Вы можете нажать на Убрать все кнопку рядом с найденными элементами, чтобы удалить их из документа. Или вы можете Закрывать инструмент, внесите изменения самостоятельно, а затем повторно проверьте его.

Просто обратите внимание на предупреждение в нижней части инструмента, которое повторяет заявление Microsoft: Некоторые изменения нельзя отменить. Поэтому имейте это в виду, прежде чем нажимать кнопку «Удалить все».

Очевидно, что не все элементы так важны, как другие, поэтому вас не должно волновать, если ваш общий документ содержит некоторые из них. Например, если документ включает имя используемого шаблона, можно оставить этот элемент.

Давайте подробнее рассмотрим типы элементов, включенных в категории инспектора документов.

Сведения об инспекторе документов Word

Это не исчерпывающий список элементов, которые могут содержаться в вашем документе Word. Но это дает вам хорошее представление о категориях и элементах, на которые следует обратить внимание при использовании инструмента. Полный список по мере его развития см. Страница поддержки Microsoft для скрытых данных.

• Комментарии, редакции, версии и аннотации: комментарии, метки редакций, сведения о версии документа и рукописные аннотации.
• Свойства документа и личная информация: свойства документа (сводка, статистика и свойства документа), маршрутные листы, сведения об отправке на проверку, свойства сервера документов, информация о типе содержимого, имя шаблона и имя пользователя.
• Скрытый текст: текст, который вы отформатировали как скрытый в документе.
• Невидимый контент: Объекты, которые вы отформатировали как невидимые в вашем документе.
• Заголовки, нижние колонтитулы и водяные знаки
• Пользовательские XML-данные
• Надстройки панели задач
• Встроенные документы
• Макросы, формы и элементы управления ActiveX
• Свернутые заголовки
• Чернила

Как вы можете видеть, есть некоторые элементы, которые вы хотели бы сохранить более приватными, чем другие. Так что используйте свое лучшее суждение. И если вы обеспокоены тем, что не сможете восстановить то, что вы удалили с помощью Инспектора документов, подумайте о том, чтобы вместо этого сохранить исходный документ (до использования инструмента) и поделиться копией (после использования инструмента).

Обеспечьте безопасность своих данных при совместном использовании документов Word

Процесс проверки вашего документа занимает менее одной минуты. Так что стоит потратить время, чтобы убедиться, что вы не делитесь чем-то личным или конфиденциальным.

Чтобы узнать больше о безопасности ваших данных, ознакомьтесь с тем, как защитить компьютер с Windows от программ-вымогателей и как безвозвратно уничтожить файлы в Windows.