Как сотрудничать в Pages, Numbers и Keynote

В то время как Microsoft Office — это набор офисных приложений для совместной работы большинства людей и групп, если вы являетесь пользователем Apple, вы, вероятно, используете офисный пакет iWork для всех ваших потребностей в обработке текстов, электронных таблиц и презентаций. В этом случае хорошей идеей будет научиться совместно работать над этими приложениями для проведения мозгового штурма с вашей командой или друзьями.

Чтобы помочь вам в этом, вот руководство с инструкциями по совместной работе над Apple Pages, Numbers и Keynotes на вашем Mac, iPhone или iPad.

Предпосылки

Все офисные приложения iWork, включая Pages, Numbers и Keynote, предварительно установлены на iPhone, iPad и Mac. Чтобы иметь возможность совместно работать над любым из этих приложений, убедитесь, что на вашем iPhone и iPad установлена ​​как минимум iOS 14 и iPadOS 14 соответственно, а на вашем Mac установлена ​​macOS Big Sur или более поздней версии. Кроме того, зайдите в App Store, чтобы убедиться, что эти приложения обновлены до самой последней версии.

Точно так же, если вы хотите совместно использовать Apple Pages, Numbers или Keynote в Интернете, вам потребуется Safari 9.1.3 или более поздняя версия или последняя версия Google Chrome на вашем Mac. В Windows вам понадобится последняя версия Chrome или Edge.

Пригласить других к совместной работе над файлом

Чтобы совместно работать над документом, электронной таблицей или презентацией с другими людьми, вам сначала нужно отправить ссылку участникам. В зависимости от того, используете ли вы iPhone/iPad или Mac, выполните действия, описанные в следующих разделах, чтобы сделать это.

Как пригласить других для совместной работы с Mac

На Mac вы можете пригласить других для совместной работы над вашими файлами Apple Pages, Numbers или Keynote, как показано в следующих шагах:

1. Войдите в свою учетную запись iCloud на компьютере Mac.
2. Перейдите в Системные настройки и нажмите на Apple ID.
3. Нажмите кнопку “Параметры” рядом с iCloud Drive и снимите флажки рядом с Keynote, Страницами и номерами. Нажать Готово.
4. Откройте Страницы, Номера или Keynote и документ, которым вы хотите поделиться.
5. Нажмите кнопку “Совместная работа” на панели инструментов.
6. В приглашении Поделиться файлом нажмите на раскрывающийся список рядом с Тем, кто может получить доступ, и выберите между приглашенными вами людьми и Любым, у кого есть ссылка, чтобы установить права доступа к файлу.

   

7. Нажмите раскрывающуюся кнопку рядом с разрешениями и выберите “Может вносить изменения” и “Просмотр” только для управления тем, что участники могут делать с файлом.
   
8. Если вы хотите запретить существующим участникам приглашать больше людей для совместной работы над файлом, снимите флажок “Любой может добавить больше людей“.
9. В зависимости от ваших предпочтений, нажмите на соответствующее приложение и нажмите Поделиться.
10. Затем добавьте участника на следующем экране и нажмите Отправить/Поделиться, чтобы отправить ссылку.

После того как вы поделитесь файлом Pages, Numbers или Keynote, получатели должны принять запрос на присоединение, прежде чем они смогут получить к нему доступ или изменить его в зависимости от разрешений на доступ. Когда участник присоединяется, в верхней части документа появляется значок «Совместная работа» с галочкой.

Двигаясь вперед, если вы хотите добавить больше участников, нажмите на значок “Совместная работа” и нажмите “Добавить людей“. Затем установите разрешение и выберите приложение для обмена ссылкой на файл. Наконец, выберите контакт и поделитесь ссылкой.

Как пригласить других к совместной работе с iPhone или iPad

Если вы используете iPhone или iPad, вы можете пригласить участников для совместной работы над файлом Apple Pages, Numbers или Keynote, выполнив следующие действия:

1. Открыть Настройки и нажмите на свое имя вверху.
2. Выбрать iCloud и включите переключатели для Pages, Numbers, и Keynote.
3. Откройте приложение Pages, Numbers или Keynote на своем iPhone или iPad.
4. Откройте файл, с которым вы хотите сотрудничать.
5. Нажмите “ИЗМЕНИТЬ” и нажмите на значок “Совместная работа”.
6. В приглашении “Общий доступ к файлу “нажмите” Параметры общего доступа”, чтобы развернуть параметры общего доступа к файлу.
7. Выберите между Только теми, кого вы приглашаете, и теми, у кого есть ссылка, для КОГО ЕСТЬ ДОСТУП, чтобы установить права доступа к вашему файлу.
   
8. Аналогично, для получения РАЗРЕШЕНИЯ выберите “Может вносить изменения” и “Только просмотр” в соответствии с вашими требованиями.
9. Отключите опцию “Любой может добавлять людей“, чтобы существующие участники не могли добавлять новых людей для совместной работы.
10. Нажмите на кнопку “Поделиться файлом” в левом верхнем углу, чтобы вернуться к приглашению “Поделиться файлом”.
11. Выберите приложение, чтобы поделиться ссылкой на файл.
12. На следующем экране выберите контакт, с которым вы хотите поделиться файлом, и нажмите Отправить/Поделиться, чтобы отправить его.

Чтобы добавить в файл больше участников, нажмите на значок “Совместная работа” и нажмите “Добавить людей“. Выберите приложение, чтобы поделиться ссылкой, и задайте параметры общего доступа на следующем экране. Наконец, выберите контакт, который вы хотите добавить в качестве соавтора в файл, и отправьте ссылку.

Как пригласить других для совместной работы из iCloud

Если вы работаете на компьютере с Windows или Linux, вы можете использовать веб-браузер, чтобы отправить ссылку-приглашение для файла через iCloud. Вот шаги, чтобы сделать это:

1. Посетите iCloud в Chrome или Edge на вашем компьютере с Windows. Если вы работаете на Mac, вы можете использовать Safari.
2. Войдите в свою учетную запись iCloud.
3. Нажмите на приложение iWork (Страницы, цифры или Keynote) и откройте файл, которым вы хотите поделиться.
4. Нажмите на кнопку “Совместная работа” на панели инструментов.
5. Установите ограничения и разрешения на доступ к файлу.
6. Выберите приложение, чтобы поделиться ссылкой на файл, и нажмите “Поделиться“.
7. Выберите получателя и нажмите Отправить/Поделиться, чтобы отправить ссылку на файл.

Используя ссылку для совместной работы, участники могут присоединиться к файлу Pages, Numbers или Keynote на любом из своих устройств и сразу же начать вносить свой вклад.

Изменить параметры общего доступа

В любой момент, если вы захотите изменить настройки параметров общего доступа в будущем, вы можете сделать это на своем Mac или iPhone/iPad, как показано в следующих разделах.

Как изменить параметры общего доступа на Mac

1. Кликните значок “Совместная работа” и нажмите “Параметры общего доступа“.
2. Нажмите раскрывающиеся кнопки рядом с пунктом Доступ и разрешение, чтобы изменить их настройки.

Как изменить параметры общего доступа на iPhone или iPad

1. Нажмите кнопку “Совместная работа”.
2. Выберите Параметры общего доступа на экране совместной работы и измените параметры ДОСТУПА, РАЗРЕШЕНИЙ и ДОБАВЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ в соответствии с вашими предпочтениями на следующем экране.

Удалить соавтора из файла

Если вы больше не хотите, чтобы участник совместно работал над файлом Apple Pages, Numbers или Keynote, вы можете удалить его, выполнив действия, перечисленные в следующих разделах.

Как удалить Collaborate на Mac

1. Нажмите на значок Совместной работы на панели инструментов.
2. Нажмите на значок с тремя точками рядом с человеком, которого вы хотите удалить, выберите Удалить доступи нажмите Продолжить.

Как удалить Collaborate на iPhone или iPad

1. Откройте приложение, содержащее документ, над которым вы сотрудничаете с другими людьми на своем iPhone или iPad.
2. Нажмите на значок совместной работы вверху.
3. На экране совместной работы нажмите на участника, которого вы хотите удалить из совместной работы в режиме реального времени.
4. Нажмите Удалить доступ на следующем экране, чтобы удалить пользователя из файла.

Прекращение общего доступа к файлам Pages, Numbers или Keynote

Если вы завершили совместную работу над файлом Apple Pages, Numbers или Keynote или больше не хотите, чтобы другие участники вносили в него изменения, лучше прекратить делиться им с другими людьми.

В зависимости от того, какое устройство вы используете, выполните действия, описанные в следующих разделах, чтобы сделать это.

Как прекратить совместное использование файлов Pages, Numbers или Keynote на Mac

1. Откройте приложение и файл, которым вы хотите прекратить общий доступ на своем Mac.
2. Нажмите на значок Совместной работы на панели инструментов.
3. Нажмите на Параметры общего доступа, чтобы расширить его параметры.
4. Нажмите кнопку “Остановить общий доступ” и нажмите “ОК“

Как прекратить совместное использование файлов Pages, Numbers или Keynote на iPhone или iPad

1. Откройте приложение с файлом, которым вы хотите прекратить общий доступ на своем iPhone или iPad.
2. Нажмите на значок совместной работы.
3. На экране совместной работы нажмите кнопку “Остановить общий доступ” и нажмите ” ОК ” для подтверждения.

Установите пароль для файла, чтобы предотвратить несанкционированный доступ

Если вы работаете с файлом Apple Pages, Numbers или Keynote, содержащим конфиденциальную информацию/данные, вы можете защитить его паролем, чтобы предотвратить несанкционированный доступ. Для этого вам, а также участникам, работающим над файлом, потребуется ввести пароль файла для доступа к нему и внесения изменений.

Ниже приведены инструкции, как это сделать на Mac и iPhone/iPad.

Как установить пароль к файлу на Mac

1. Откройте приложение и файл (который вы хотите защитить паролем) на вашем Mac.
2. Нажмите на Файл и выберите Установить пароль.
   
3. Создайте пароль в следующем приглашении и нажмите “Установить пароль“.

Как установить пароль к файлу на iPhone или iPad

1. Откройте приложение и файл (который вы хотите защитить паролем) на своем iPhone или iPad.
2. Нажмите кнопку “Дополнительно” вверху и нажмите “Установить пароль“.
   
3. Создайте пароль для файла на следующем экране и нажмите Готово.
4. Если вы хотите использовать FaceID/TouchID, включите этот параметр после установки пароля к файлу.

Посмотрите, какие участники работают над файлом

Чтобы узнать, какие участники присоединились к файлу и сотрудничают с ним, выполните следующие действия. Эти шаги являются общими для Mac, iPhone и iPad.

1. Откройте файл и нажмите на значок совместной работы.
2. Если рядом с именем участника есть точка, это означает, что в данный момент он редактирует файл. Нажмите на точку рядом с их именем, и появится индикатор (того же цвета, что и точка), выделяющий их положение в документе.

Совместная работа в iWork упрощается благодаря iCloud

iCloud упрощает совместную работу с коллегами, товарищами по команде и друзьями над файлами Apple Pages, Numbers и Keynote прямо на вашем Mac, iPhone или iPad. Если вы внимательно следовали этому руководству, вы сможете делиться ссылками на файлы iWork с другими и сотрудничать с ними в режиме реального времени над этими файлами.

Более того, вы можете редактировать общий документ, даже находясь в сети. Изменения, которые вы вносите в документ в автономном режиме, сохраняются не менее 30 дней и автоматически загружаются в iCloud, когда вы снова подключаетесь к сети. Однако имейте в виду, что некоторые функции Pages, Numbers и Keynote недоступны при совместной работе, поэтому вы не сможете использовать их при совместной работе над файлом с другими участниками.