Как управлять размером почтового ящика Microsoft Outlook

Хотите проверить размер почтового ящика Microsoft Outlook и почистить его? Не ждите, пока у вас закончится место, очистите свой почтовый ящик прямо сейчас!

Если вы используете Outlook, вы можете получать предупреждения о нехватке места. Или, возможно, вы хотели бы убедиться, что вы никогда не получите эти сообщения. Microsoft Outlook предоставляет вам удобный инструмент очистки для управления размером вашего почтового ящика.

Вы можете архивировать старые элементы, очищать удаленные элементы, а также находить и удалять большие сообщения — и все это в одном месте. Вот как использовать инструмент очистки почтовых ящиков в Microsoft Outlook.

Используйте очистку почтового ящика в Outlook

В настоящее время этот инструмент доступен в настольной версии Microsoft Outlook для Windows. Итак, откройте Outlook и нажмите Файл вверху слева. Если в Outlook настроено несколько учетных записей, обязательно сначала выберите папку учетной записи, а затем щелкните Файл. Далее нажмите Инструменты и выберите Очистка почтового ящика.

Просмотр размера почтового ящика

Независимо от того, получили ли вы предупреждение о размере вашего почтового ящика или нет, лучше всего начать с просмотра того, что занимает больше всего места. Затем вы можете перейти к очистке этих областей.

В верхней части окна «Очистка почтового ящика» щелкните Просмотр размера почтового ящика.

Затем вы увидите размеры каждой папки, включая общий размер вверху. Если хотите, обратите внимание на эти папки, занимающие место. Нажмите Закрывать когда вы закончите.

Найдите старые или большие предметы

Отслеживая старые элементы, вы можете обнаружить некоторые из них, которые вам больше не нужны. А найдя более крупные предметы, вы можете удалить их или их вложения, чтобы освободить место. Вы можете сделать это в следующем разделе окна «Очистка почтового ящика», но вы должны позаботиться об этом по одному.

• Для более старых элементов выберите период времени для поиска, используя несколько дней. Вы можете ввести число в поле или использовать стрелки для перемещения вверх и вниз.
• Для более крупных элементов выберите количество килобайт. Как и в случае с более старыми элементами, введите число в поле или используйте стрелки.

Затем нажмите Находить чтобы найти эти предметы.

Вы увидите список в окне результатов в нижней части старых или больших элементов. Дважды щелкните, чтобы открыть элемент и просмотреть его, если хотите. Вы также можете навести на него курсор и отметить его, чтобы просмотреть позже, или просто удалить его с помощью корзины.

Когда вы закончите, нажмите кнопку Икс в правом верхнем углу, чтобы закрыть окно результатов.

Автоархивация старых элементов

Если вы хотите просто переместить эти старые элементы в архивный файл на вашем компьютере, нажмите кнопку Автоархив кнопка.

Очистите папку «Удаленные»

Вы можете легко освободить место в почтовом ящике Outlook, регулярно очищая Удаленные объекты папка. Чтобы узнать, насколько велика папка, нажмите Просмотр размера удаленных элементова чтобы очистить его, нажмите Пустой кнопка.

Удалить конфликты

Последним вариантом очистки почтовых ящиков является удаление конфликтов. Это альтернативные версии элементов в вашем почтовом ящике Outlook. Чтобы узнать, насколько велика папка, нажмите Просмотр размера конфликтов а чтобы удалить элементы, нажмите Удалить.

Просмотр размера почтового ящика после очистки

После того, как вы закончите удаление и перемещение элементов, просмотрите объем свободного места, щелкнув значок Просмотр размера почтового ящика кнопку в верхней части окна снова.

Если вы довольны полученным пространством, нажмите Закрывать выйти. В противном случае вы можете найти и позаботиться о дополнительных старых и больших элементах или других вещах, которые вы пропустили в окне очистки почтового ящика.

Следите за размером почтового ящика Microsoft Outlook

Всегда неудобно, когда в почтовом ящике заканчивается место. Так что потратьте несколько минут, чтобы сделать небольшую очистку и избежать хлопот с полным почтовым ящиком позже. А чтобы узнать больше, узнайте, как очистить беседы и папки прямо из папки «Входящие» Outlook.