Как установить дату истечения срока действия при совместном использовании в Google Docs, Sheets и Slides

Если вы хотите поделиться файлом только в течение ограниченного периода времени, вы можете предоставить временный доступ к Google Документам, Таблицам, Презентациям и Диску.

Когда вы делитесь документами в Google Docs, Sheets, Slides и Drive, у вас есть возможность настроить разрешения для того, что вы хотите разрешить. Вы можете позволить другим редактировать документы, оставлять комментарии или просто просматривать их. Еще одна удобная функция для платных аккаунтов Google — возможность разрешить только временный доступ к общему документу.

Установив дату истечения срока действия для вашего документа, электронной таблицы или слайд-шоу, вы можете поделиться им с клиентами, заказчиками или поставщиками в течение короткого периода времени. Это отличный способ ограничить доступ, и эта функция позволяет только просматривать и комментировать.

Если вы хотите попробовать функцию временного доступа к документу, которым вы собираетесь поделиться, вот как ее настроить.

Установить дату истечения срока действия для файла

Откройте приложение, в котором находится файл, которым вы хотите поделиться. Опять же, эта функция доступна в Google Docs, Sheets, Slides и Drive для платный аккаунт гугл пользователи.

Открыв документ, нажмите Делиться вверху, как обычно для совместного использования документа. Вы должны уже поделиться документом с человеком, чтобы установить дату истечения срока действия. Поэтому, если вы еще не добавили их, сделайте это сейчас, а затем вы сможете изменить доступ.

Щелкните раскрывающийся список разрешений справа от человека в списке и выберите Дать временный доступ. Если вы ранее предоставили пользователю права редактора, они автоматически изменятся на комментатора. Вы также можете предоставить им доступ для просмотра, если хотите.

Выберите дату истечения срока действия с помощью календаря, который открывается при нажатии на дату. Вы не можете настроить время; по умолчанию это 23:59 выбранной даты.

Когда закончите, нажмите Сохранять чтобы применить изменение.

Если вы нажмете на Делиться кнопку, чтобы просмотреть тех, с кем вы делитесь, или добавить людей, вы увидите значок часов рядом со всеми, кому вы предоставили временный доступ для справки.

Изменить или удалить временный доступ

Если вы хотите изменить выбранную дату или удалить срок действия, вы можете сделать это в любое время до истечения срока действия.

Нажмите Делиться а затем используйте раскрывающийся список рядом с человеком в списке, чтобы выбрать Изменить временный доступ.

Вы можете изменить дату, щелкнув ее и используя всплывающий календарь. Или вы можете удалить срок действия временного доступа, щелкнув Удалить срок действия.

Нажмите Сделанный и нажмите «Сохранить», когда закончите редактирование или удаление даты истечения срока действия, чтобы применить изменение.

Поделиться с датой истечения срока действия в Google Apps

Если вы хотите разрешить доступ к документу на ограниченное время, функция временного доступа идеальна. Это может быть документ, который вы хотите, чтобы другие рассмотрели до истечения крайнего срока, или документ, который скоро изменится. Поэтому помните об опции даты истечения срока действия при совместном использовании в Google Docs, Sheets, Slides и Drive.

Если вы используете приложения Microsoft Office в дополнение к Google, ознакомьтесь с нашим руководством по обмену документами Word, Excel и PowerPoint.